Kunden som kommer tilbake, forventer at du husker hva dere gjorde sist. Et godt kundekort med historikk, notater og fargeformel gjør at du kan gi samme gode resultat igjen – også når det er en kollega som tar kunden.
Hva hører hjemme på kundekortet?
- Kontaktinformasjon: navn, telefon og e-post
- Besøkshistorikk: hvilke behandlinger, når og hos hvem
- Fargeformel: merke, nyanser, blandingsforhold, oksidant og virketid
- Praktiske notater: foretrukken lengde, hvordan kunden vil ha det stylet, ting å unngå
Skriv formler og notater slik at en kollega forstår dem. «Som sist» hjelper ingen om et halvt år.
Allergier og helseopplysninger
Opplysninger om allergier og reaksjoner kan være viktige for sikkerheten ved kjemiske behandlinger. Samtidig kan slike opplysninger regnes som helseopplysninger, som har et særlig vern etter personvernreglene. Lagre bare det som er nødvendig for behandlingen, forklar kunden hvorfor du noterer det, og la være å skrive mer enn du trenger.
Personvern i praksis
Som salong er du behandlingsansvarlig for kundenes personopplysninger. Det betyr blant annet at du:
- bare lagrer det du har et formål med
- forteller kundene hva du lagrer og hvorfor, i en personvernerklæring
- sletter eller gir innsyn når kunden ber om det
- har databehandleravtale med leverandøren av systemet ditt
Datatilsynet har veiledning for små virksomheter. Les også GDPR og personvern for frisører.
Slutt med notatboka
Formler i en bok eller på lapper blir borte, er vanskelige å lese og er ikke tilgjengelige for kolleger. De er heller ikke sikret mot at uvedkommende leser dem. Et digitalt kundekort med tilgangsstyring er både tryggere og mer praktisk.
Bruk historikken
Historikken er ikke bare nyttig i stolen. Den viser hvem som er faste kunder, hvem som ikke har vært innom på lenge, og hvilke behandlinger kundene kommer tilbake for.
Eksempel på en god fargeformel
- Dato og frisør: 12. september, Jonas
- Rot: 6.1 + 7.0, 1:1, 6 %, 35 minutter
- Lengder: gloss 9.12, 10 minutter
- Resultat og notat: kjølig lysbrun, kunden ønsket litt lysere neste gang
Med denne detaljgraden kan hvem som helst i teamet gjenskape resultatet – eller justere det bevisst.
Vanlige spørsmål
Hvor lenge kan jeg lagre kundeopplysninger?
Så lenge du har behov for dem til formålet, for eksempel mens kunden er aktiv hos deg. Sett gjerne en rutine for å rydde bort kunder som ikke har vært innom på lang tid, og skriv det i personvernerklæringen.
Må kunden samtykke til at jeg noterer fargeformelen?
Fargeformelen er nødvendig for å levere tjenesten kunden har bestilt, så det er normalt ikke nødvendig med eget samtykke. Vær likevel åpen om hva du lagrer.
Kan kunden be om å få se hva jeg har notert?
Ja. Kunden har rett til innsyn i opplysningene du har om hen. Skriv derfor notater du er komfortabel med at kunden leser.
Hva gjør jeg med gamle papirkort?
Før over formlene for kunder som fortsatt kommer, og makuler resten på en trygg måte. Papirkort med kundeopplysninger skal ikke kastes i vanlig søppel. Ta gjerne overføringen litt etter litt, når kunden er innom.
Hvem i teamet bør se kundekortet?
De som behandler kunden, trenger fargeformel og notater. Andre opplysninger, som omsetning per kunde, er det ofte nok at daglig leder ser. Gi tilgang etter behov, ikke til alle.
Slik gjør du det i Klippno
Kunderegisteret i Klippno samler kontaktinfo, notater, allergier og fargeformler per kunde, og viser timene som er knyttet til kunden. Du styrer hvem i teamet som har tilgang til hva, og databehandleravtale inngår i vilkårene. Se kunder og lojalitet og Klippno for frisørsalonger.
Oppsummert
Før det du trenger for å gjenta et godt resultat, skriv så en kollega forstår det, vær forsiktig med helseopplysninger og ha orden på personvernet.
